Dokumen tata cara pemakaian sistem absensi digital berbasis QR Code yang dibangun menggunakan Google Apps Script dan Google Spreadsheet.
Apa saja yang bisa dilakukan sistem ini
Setiap peran memiliki hak akses yang berbeda
Cara mengakses dan masuk ke web app
Akses link URL sistem absensi yang diberikan oleh Admin TU melalui browser (Chrome direkomendasikan) di HP atau komputer. Tidak perlu install apapun.
Tersedia dua cara login tergantung perannya:
| Peran | Username | Password |
|---|---|---|
| Admin / Guru / Guru Piket / Wakel | Username yang ditentukan Admin | Password yang ditentukan Admin |
| Siswa | Cukup masukkan NISN di kolom NISN, lalu klik Login Siswa | |
Setelah login berhasil, sistem otomatis menampilkan halaman dashboard dan menu navigasi yang sesuai dengan peran pengguna. Setiap peran mendapatkan tampilan dan menu yang berbeda.
Klik tombol Logout di pojok kiri bawah sidebar navigasi. Sangat disarankan untuk selalu logout setelah selesai menggunakan sistem, terutama di perangkat yang dipakai bersama.
Hanya Admin yang dapat menambah/mengubah akun
| Aksi | Cara Melakukannya |
|---|---|
| Tambah akun guru/piket/wakel | Admin → menu Data Guru → tombol Tambah Guru → isi data lengkap termasuk username, password, dan role |
| Ubah password pengguna | Admin → menu Data Guru → klik tombol edit pada baris guru → ubah field password |
| Tambah akun siswa | Admin → menu Data Siswa → tombol Tambah Siswa → isi NISN, nama, dan kelas (NISN otomatis menjadi password login siswa) |
| Hapus akun | Admin → menu yang sesuai → tombol Hapus pada baris data yang ingin dihapus → konfirmasi |
3 cara input kehadiran yang tersedia di sistem
Guru Piket/Admin membuka halaman Scanner, lalu siswa mengantre untuk dipindai QR Code-nya. Paling cepat dan akurat.
Login sebagai Guru Piket atau Admin → klik menu Daftar Hadir → klik tombol 🔍 Buka Scanner. Tab baru akan terbuka menampilkan tampilan kamera.
Browser akan meminta izin akses kamera. Klik Izinkan / Allow. Kamera perangkat akan aktif dan siap memindai.
Siswa menampilkan QR Code di HP mereka (dari menu Kartu Saya / dashboard Siswa). Arahkan kamera scanner ke QR Code tersebut hingga terdeteksi otomatis.
Sistem menampilkan notifikasi konfirmasi dengan nama siswa dan status kehadiran (Tepat Waktu / Terlambat X menit). Lanjutkan ke siswa berikutnya — scanner langsung siap memindai lagi.
Guru Wali Kelas masuk ke Daftar Hadir dan menginput satu per satu status kehadiran siswanya. Cocok jika tidak ada perangkat scan.
Login sebagai Guru/Guru Piket/Admin → klik menu Daftar Hadir di sidebar.
Guru Wali Kelas: kelas otomatis terisi sesuai kelas yang diampu. Guru Piket/Admin: pilih kelas dari dropdown yang memuat seluruh daftar kelas.
Daftar nama siswa ditampilkan. Untuk setiap siswa, pilih status: Hadir Sakit Izin Alpa
Klik tombol 💾 Simpan Daftar Hadir. Sistem menyimpan semua data kehadiran sekaligus ke Google Spreadsheet. Jika hari ini hari libur, sistem otomatis menolak penyimpanan.
Siswa login sendiri, menampilkan QR Code pribadinya, lalu dipindai oleh petugas piket menggunakan HP yang tersedia di meja piket.
Mencatat waktu kepulangan siswa
Guru/Guru Piket/Admin dapat mencatat jam kepulangan siswa melalui menu Daftar Hadir → tab Kepulangan, atau langsung dari halaman Monitoring. Sistem akan mencatat jam saat tombol diklik sebagai jam pulang siswa.
Pantau kehadiran dan kirim notifikasi ke wali murid
Halaman Monitoring menampilkan data kehadiran secara langsung (real-time) dengan berbagai pilihan filter. Dapat diakses oleh Admin, Guru (kelas sendiri), dan Guru Piket (semua kelas).
| Filter Status | Tampilan Data | Siapa yang Perlu Tahu |
|---|---|---|
| Semua / Hadir | Seluruh siswa yang sudah tercatat hadir hari ini | Guru, Guru Piket, Admin |
| Belum Absen | Siswa yang belum tercatat sama sekali — muncul tombol Forward WA | Guru Piket, Admin → kirim notif ke wali murid |
| Terlambat | Siswa yang hadir namun terlambat beserta berapa menit keterlambatannya | Wali Kelas, Guru Piket, TU |
| Belum Pulang | Siswa yang sudah absen masuk tapi belum ada catatan jam pulang — muncul tombol Forward WA | Guru Piket, Admin → pastikan semua siswa sudah pulang |
| Sakit / Izin / Alpa | Siswa dengan status tidak hadir beserta keterangannya | Wali Kelas, TU, Wakil Kepala Sekolah |
3 cara mengirim notifikasi ke wali murid
| Tombol | Cara Kerja | Paling Cocok Untuk |
|---|---|---|
| 🔴 Broadcast Gateway | Mengirim pesan otomatis ke nomor wali murid melalui API WhatsApp Gateway (WABLAS) tanpa perlu membuka WA secara manual. Memerlukan konfigurasi nomor pengirim yang aktif. | Pengiriman massal otomatis (saat fitur sudah aktif) |
| 🟢 WhatsApp Web | Membuka tab baru WhatsApp Web dengan template pesan yang sudah ter-encode di URL. Pengguna tinggal memilih kontak/grup tujuan dan klik Kirim. | Guru yang pakai komputer/laptop |
| 🔵 Copy Template | Menyalin teks template ke clipboard perangkat. Guru bisa membuka WhatsApp di HP mereka sendiri, tempel (paste) teks, dan kirim ke grup yang dituju. | Guru yang pakai HP, paling fleksibel |
Cara melihat dan mengunduh laporan kehadiran
Akses via menu Laporan (Admin/Wakel). Tampilkan data kehadiran berdasarkan tanggal dan/atau kelas tertentu.
Klik menu Laporan di sidebar navigasi.
Pilih tanggal mulai dan tanggal akhir, serta kelas yang diinginkan (kosongkan untuk semua kelas). Klik tombol 🔍 Cari.
Setelah data tampil, klik tombol 📊 Export Excel atau 📄 Export PDF untuk mengunduh laporan sesuai kebutuhan.
Akses via menu Rekap Bulanan. Menampilkan jumlah hari hadir, sakit, izin, dan alpa setiap siswa dalam satu bulan. Berguna untuk keperluan rapor dan pelaporan ke dinas.
| Langkah | Keterangan |
|---|---|
| 1. Pilih Bulan & Tahun | Tentukan periode rekap yang diinginkan dari dropdown bulan dan tahun. |
| 2. Pilih Kelas (opsional) | Biarkan kosong untuk rekap semua kelas, atau pilih kelas spesifik. |
| 3. Klik Tampilkan | Sistem mengambil dan merangkum data dari Google Spreadsheet. |
| 4. Export Excel / PDF | Unduh rekap dalam format yang dibutuhkan. Format Excel cocok untuk arsip digital dan kebutuhan pengolahan data lanjutan. |
Fitur khusus yang hanya bisa diakses Admin (TU)
Pengaturan ini menentukan kapan sistem
menganggap siswa "terlambat" dan kapan jam pulang. Data tersimpan di Google Spreadsheet sheet
konfigurasi. Diakses dari halaman Dashboard Admin.
| Pengaturan | Fungsi | Contoh Nilai |
|---|---|---|
| Jam Masuk Akhir | Batas waktu masuk. Siswa yang scan setelah jam ini tercatat Terlambat. | 07:30 |
| Jam Pulang Mulai | Jam paling awal sistem menerima rekam jam pulang. | 14:00 |
| Jam Pulang Akhir | Siswa yang pulang sebelum jam ini tercatat "Pulang Cepat". | 15:30 |
| Jadwal Harian | Tentukan per hari (Senin–Minggu): Masuk Sekolah, Libur, atau sesuai jadwal. Sistem menolak input absensi di hari yang ditandai Libur. | Sabtu = Libur |
| Daftar Hari Libur | Masukkan tanggal-tanggal hari libur nasional atau libur sekolah. Sistem tidak memproses absensi pada tanggal ini. | 17/08/2025 |
Admin → menu Manajemen Kelas. Digunakan untuk menambah, mengubah nama, atau menghapus kelas dari sistem. Daftar kelas yang ada di sini akan muncul di semua dropdown pemilihan kelas.
Admin → menu Kenaikan Kelas. Fitur akhir tahun ajaran untuk memproses perpindahan kelas siswa secara massal. Sistem akan memperbarui data kelas seluruh siswa sesuai pemetaan kenaikan yang ditentukan Admin.
Menu Absensi Sholat (dapat diakses Admin, Guru, Guru Piket). Modul terpisah untuk mencatat kehadiran sholat berjamaah siswa (misal: Sholat Dhuha, Dzuhur berjamaah). Input dilakukan per kelas dan per waktu sholat yang dipilih.
Menu Kirim Pesan (Admin, Guru, Guru Piket). Fitur untuk mengirimkan pesan atau pengumuman kepada siswa. Pesan dapat dikirim ke siswa tertentu atau ke seluruh siswa dalam satu kelas sekaligus.
Praktik baik dalam mengoperasikan sistem